Retroplanning pour organiser un anniversaire



Planning d'anniversaire

A votre idée comment organiser un anniversaire de 40 ans sans rien oublier ? La clé du succès c'est de faire un rétro planning 1 an avant la fête à thème avec des étapes et tâches à respecter jusqu'au jour J. Pour vous aider, Mister 40ans a décidé de vous donner quelques conseils et astuces pour réussir l'organisation et la planification de votre soirée d'anniversaire de A à Z.


Vos quarante ans, vous souhaitez les fêter comme il se doit avec une grande fiesta à thème. Vous désirez réunir tous les invités qui comptent pour vous et passer une journée inoubliable dans une salle de réception décorée pour l'occasion avec un bon repas et une ambiance festive.
Du coup vous allez devoir vous improviser organisateur d'anniversaire ! Pas le droit de se rater, bref un vrai défi qui va vous mettre à l'épreuve. Mais ne vous inquiétez pas, avec un peu de méthode et un planning bien préparé vous êtes quasi certain de mener de front l'organisation de votre quarantième joyeux anniversaire.

Le rétro planning mois par mois pour l'organisation d'un anniversaire 40 ans

Quand on désire s'offrir une fête d'anniversaire pour ses 40 ans, avec buffet froid, traiteur, animations, il ne faut rien laisser au hasard et s'organiser en conséquence. Certaines tâches sont à réaliser plusieurs mois avant l'événement, d'autres ne peuvent se faire qu'à la dernière minute. Le plus important, c'est de se poser et de réfléchir, de tout noter, de hiérarchiser les tâches en fonction des priorités et des obligations. D'un côté les points que vous maîtrisez, de l'autre ceux que vous êtes contraint de confier à un tiers de confiance. Voici un exemple de rétro planning, un modèle de check-list pour organiser un anniversaire de quarante ans.

1 an avant la fête d'anniversaire

- La mission numéro 1, c'est de trouver un lieu intérieur ou extérieur selon la saison et le type de fête, ce pour recevoir les invités. Estimez le nombre de personnes qui se joindront à la fiesta pour choisir une location de taille adaptée. Ne perdez pas un instant pour réserver la salle, au risque qu'elle vous passe sous le nez.

- Faire la liste des invités, ce qui je vous l'assure n'est pas si évident. N'oubliez personne pour éviter les incidents diplomatiques.

- Ensuite il vous faudra trouver une idée de thème anniversaire 40 ans original ou insolite : fête disco, thème cinéma, soirée sportifs des 40 ans. C'est ce qui déterminera les futurs achats déco et animations.

- Appuyez là où ça fait mal, le portefeuille. Prenez votre calculatrice et déterminez le budget maximal pour chaque poste, ce pour maîtriser les dépenses et ne pas exploser le Livret A. Prévoyez un peu plus large afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.

6 mois avant la fête des 40 ans

- Si vous avez décidé ne pas vous occuper du repas, contactez maintenant plusieurs traiteurs. Rencontrez-les et demandez des devis détaillés et chiffrés. Si vous êtes du genre quarantenaire radin, vous pourrez alors négocier chaque ligne du devis. A tarif égal, renseignez-vous auprès de connaissances pour vérifier la réputation du traiteur (pré)sélectionné. Réservez de suite la date et le menu qui correspond à votre projet de fête.

- En cas d'une fête anniversaire en extérieur, il est important de prévoir une location de tonnelle.

- Pensez à louer le matériel de sonorisation si c'est un ami qui se chargera de revêtir la fonction du Disc Jockey. Assurez-vous que votre ami maîtrise le sujet, c'est ça performance qui déterminera l'ambiance de la soirée.

- Trouver un DJ compétent et adapté au thème de la soirée des 40 ans. Discutez avec ce dernier, parlez-lui de vos gouts musicaux, si vous souhaitez des jeux pendant la soirée (ou pas) ou encore la chanson qui accompagnera l'arrivée du gâteau anniversaire 40 ans.

- Choisir, acheter la décoration de salle et la déco de table : nappes, ballons, porte-nom etc. Les boutiques de déco de fêtes proposent généralement des kits 40 ans ou des packs assortis aux couleurs de votre décoration de salle.

A 3 mois du jour des 40 ans

- C'est le moment de créer une invitation anniversaire 40 ans personnalisée en relation avec le thème de la soirée. Prenez le temps d'écrire le texte de l'invitation, sans oublier d'y préciser le dress code dans le cas d'un anniversaire déguisé. D'indiquer les informations utiles aux invités : heures, dates, lieu de la fête, date de confirmation. Selon votre envie il est envisageable d'imprimer la carte d'invitation soi-même ou de les commander à un imprimeur sur internet.

- Réserver ou acheter un déguisement original si la fête des 40 ans est une soirée costumée.

60 jours de la soirée des 40 ans d'anniversaire

- Il faut maintenant envoyer les invitations aux invités. Petits conseils pour faire quelques économies envoyez-les uniquement aux personnes éloignées, déposez celles des invités à proximité de votre domicile et donnez-les en main propre aux proches.

A 1 mois de l'événement

- Demandez à (re)visiter la salle de réception pour vérifier si vous avez acheté suffisamment de décos et si le matériel, le mobilier pourra s'intégrer dans les lieux.

- Prenez votre téléphone pour relancer les invités qui n'ont pas donné de réponse. Et oui il y a toujours des retardataires.

- Tâche plutôt difficile et délicate, faire le plan de table. Je ne parle pas du choix de la disposition des tables mais bien de qui assoir à coté de tonton José que personne ne peut blairer. A vous de voir si vous allez créer des plans de tables par affinités ou par groupes d'âges..

- Fabriquez une boîte pour les éventuelles enveloppes cadeaux (grande, mais pas trop ;-)).

- Organisez un rendez-vous avec les personnes susceptibles de vous aider dans l'organisation et la mise en place des derniers détails. L'occasion de savoir qui peut faire quoi et de répartir les tâches.

La dernière quinzaine avant le jour J

- Appelez le traiteur pour vous rassurer qu'il ne vous a pas oublié. Faites-en de même avec les autres acteurs et prestataires incontournables de la fiesta de 40 ans : DJ, loueur de tonnelle, de matériel..

- Si c'est vous qui vous chargez d'organiser le vin d'honneur ou l'apéro des 40 ans, faites la liste des courses, boissons et du matériel (verres, plats) dont vous aurez besoin. Vous pouvez déjà acheter les « breuvages », les serviettes, la vaisselle jetable et les condiments pour ne pas avoir à tout aller chercher la veille.

- Commander les différentes sortes de pains.

Derniers préparatifs pour une fête anniversaire réussie

- Si l'anniversaire 40 ans se déroule à la maison, commencez à faire de la place, mettez les meubles au garage et empruntez un second frigo pour le jour j.

- Commandez éventuellement les dernières denrées : fruits et légumes.

- N'oubliez pas d'aller chercher votre déguisement.

- Envoyez un ami récupérer l'éventuelle bouteille d'hélium pour les ballons, le canon à fumée et bien entendu la pompe à bière.

- A la veille du jour de la fête des 40 ans vous disposez des clés de la salle. Plus une minute à perdre, rapportez les bouteilles, stockez ces dernières dans les cuisines et les frigos.

- Commencez dès que possible à installer les tables, mettez en place les décorations aux murs et au plafond.

- Installez la table du buffet et commencez à y placer les décors.

- Faites un dernier point avec le traiteur, demandez-lui si il a tout ce qu'il faut (comme le pain par exemple), si les serveurs sont briefés pour servir les invités comme vous le désirez.

- Le matin de la fête vérifiez que le DJ est installé et que tout fonctionne ou s'il n'est pas en retard.

Il ne vous reste plus qu'à accueillir les invités en leur tendant une coupe de Champagne.