Quelles sont les erreurs à éviter pour sa fête d'anniversaire ?

Une année de plus au compteur et vous désirez célébrer cet événement comme il se doit ? Mettre sur pied une soirée d'anniversaire n'est pas une mince affaire. Afin de vous épauler dans cette mission, je vous propose d'identifier les grandes étapes essentielles dans l'organisation de votre fête d'anniversaire et ainsi éviter les erreurs pour que celle-ci soit réussie.

Qu'il s'agisse d'un anniversaire surprise, de celui de votre conjoint ou du vôtre, mener de front l'organisation d'une fête d'anniversaire est un réel défi. Tout à fait, pour réussir sa fête d'anniversaire, il convient de procéder avec méthode et d'anticiper au maximum. Du faire-part au thème de la fête en passant par le nombre d'invités, il convient de se poser les bonnes questions et de savoir y répondre.

Pourquoi le faire-part est-il si essentiel ?

Plus qu'une tradition, l'envoi d'un faire-part a pour objectif d'informer ses amis, ses proches que vous souhaitez les avoir auprès de vous lors d'un événement que vous avez planifié. Ce n'est pas tout ! Le faire-part a pour première vocation d'inviter vos convives, mais aussi à les renseigner au sujet des modalités de la fête d'anniversaire pour laquelle vous souhaitez leur présence. Y sont mentionnées de précieuses informations : l'objet de la fête, son thème, la date de celle-ci, l'heure, le lieu, pourquoi pas des pistes pour trouver des idées de cadeaux et bien entendu votre numéro pour la réponse et la date limite de celle-ci..

Comment choisir le bon design pour son faire-part ?

Une fois entre les mains de vos invités, le faire-part doit évidemment les renseigner sur les modalités de la fête à venir. Il doit aussi les mettre dans les meilleures dispositions afin qu'ils acceptent l'invitation. C'est là ou le design de votre faire-part entre en jeu.

En effet, il est nécessaire de se pencher sur le style de celui-ci. En général on adapte le style du faire-part au thème de la soirée anniversaire, tant dans le choix des couleurs que dans celui des polices de caractères. L'ensemble doit être agréable à regarder, à lire et doit refléter la future ambiance des festivités. Si les faire-part traditionnels, classiques sont indémodables, un design plus original peut faire la différence, s'il est réalisé avec goût.

Quel est le meilleur moment pour envoyer les invitations ?

Tout est ici question de tempo ! Le moment opportun pour transmettre ses invitations est celui qui permettra aux invités de se projeter et de surligner la date de votre fête dans leur agenda avant qu'un autre événement ne leur soit proposé. L'envoi des cartons d'invitations, c'est aussi le moment où vous pourrez lancer la plupart des préparatifs.

Concrètement, mieux vaut s'y prendre en avance que trop tard. Si vous souhaitez vous laisser le temps de peaufiner les détails de votre fête, mais surtout vous assurer de la disponibilité de vos futurs convives, prévoyez d'envoyer vos cartes d'invitation deux mois avant le jour J.

Comment bien gérer son temps et planifier ?

Chronophage, c'est sans doute le mot qui caractérise le mieux l'organisation d'un événement, tout du moins si on souhaite que celui-ci soit réussi. Une des erreurs à éviter pour sa fête d'anniversaire serait de ne pas gérer son temps et de ne rien planifier.

Combien de temps avant l'événement faut-il commencer à planifier ?

À vos rétro-plannings chers organisateurs ! À cette question, il n'y a pas de réponse exacte. En fait, tout dépend de l'importance de la fête d'anniversaire que vous projetez. Je dirais toutefois que si vous envisagez de recevoir vos invités dans une salle de réception, c'est au moins 12 mois avant le jour des festivités qu'il faut lancer la planification de la fête. Tout à fait, les plannings des salles sont souvent mis à disposition des particuliers entre 12 à 18 mois et sont très prisés.

Durant cette année de préparatifs, vous pourrez contacter vos différents prestataires qui eux aussi ont des agendas qui se remplissent vite. Si vous souhaitez booker les meilleurs prestataires (traiteur, DJ, …) dans chaque domaine, s'y prendre 1 an avant n'est vraiment pas trop tôt.

Quand exactement envoyer les faire-parts ?

Je le disais, il est vivement conseillé d'expédier vos faire-part suffisamment de temps à l'avance pour s'assurer la présence de la majeure partie de vos invités et vous laisser le temps de régler certains détails. Selon moi la dead line pour envoyer les faire-parts, ce serait 6 semaines, le délai idéal 8 semaines et si vous désirez vous laisser davantage de temps 10 à 12 semaines.

Combien d'invités prévoir ?

Il y a principalement deux facteurs qui vont vous aider à déterminer le nombre d'invités qu'il faut prévoir. Tout d'abord quel type d'événement organisez vous ? Est-ce une fête d'anniversaire intime avec la famille et les amis les plus proches ou est-ce la fiesta du siècle ? L'autre facteur qui va également vous permettre de placer la barre de nombre d'invités, c'est le budget que vous allouez à cet événement.

Comment le choix du lieu est influencé par le nombre d'invités ?

C'est indéniable, lorsque vous avez en tête une estimation assez précise du nombre d'invités à votre fiesta d'anniversaire, il est nécessaire de réserver un lieu adapté. Là encore, c'est le type de fête envisagé qui peut vous aider à orienter votre choix de salle de réception. Il doit y avoir de la place pour tous et pour les animations prévues, sans pour autant disposer d'un lieu disproportionné de par sa taille et qui sonnera vide. Il serait dommage de réserver la salle des fêtes du village qui peut contenir 200 personnes, alors qu'une salle plus intime pourrait convenir. Vous pourrez alors optimiser votre budget anniversaire.

Comment estimer correctement le nombre d'invités ?

Si l'on prend le “problème” à l'envers, c'est-à-dire, combien d'invités prévoir en fonction du lieu choisi pour ma fête d'anniversaire, c'est plus simple. Enfin presque ! Les organisateurs professionnels vous diront qu'il faut prévoir environ 1 à 2 mètres carrés par invité. L'idéal étant 1,5m2 par convive, si votre lieu de réception présente par exemple une surface de 100m2, vous pouvez tabler sur une soixantaine d'invités.

Comment s'assurer que les invités confirment leur présence ?

Tout se passe dans votre faire-part messieurs dames. Eh oui ! Parmi les éléments qu'il ne faut surtout pas oublier dans votre carte d'invitation, c'est la mention qui stipule que vous attendez une réponse. Effectivement que vous désirez que l'on vous confirme sa présence et le nombre de personnes qui honoreront la fête de leur présence (famille avec enfants et ados par exemple).

Comment les faire-parts peuvent-ils aider à suivre les confirmations ?

D'une police de caractère bien lisible et un peu plus grasse, mentionnez en bonne place la date limite de réponse exigée. Comme vous avez tout prévu, vous disposez également d'une liste des invités. Au fur et à mesure que vos proches vous donneront leur réponse, cochez leur présence (ou non) sur ce listing. Lorsque la date arrive à son terme, vous pouvez contacter les retardataires afin de les relancer et ainsi connaître leur décision.

Comment encourager les invités à répondre rapidement ?

1001 façons de venir à vous ! La meilleure méthode pour obtenir des réponses rapides à une invitation, c'est de laisser l'embarras du choix aux personnes que vous avez convié à la fête d'anniversaire. Évitez l'erreur qui consiste à laisser pour unique choix aux invités de vous répondre par téléphone.

L'idée c'est d'une part de préciser dans le faire-part que vous espérez une réponse rapide, mais avec délicatesse. Une phrase du style “Pressé de vous savoir à mes côtés lors de ma fête d'anniversaire, j'attends votre confirmation avec impatience”. D'autre part, laissez aux destinataires des cartes d'invitation plusieurs opportunités de vous répondre. Certains sont plus à l'aise en envoyant un SMS, d'autres préfèrent prendre la plume ou vous contacter par téléphone. Indiquez alors votre adresse postale, votre email et numéro de téléphone pour être certain de laisser à vos convives toutes les chances de vous répondre rapidement.

Comment le thème de la fête doit-il influencer le faire-part ?

Le faire-part que vous concevez ou dont vous confiez la réalisation à un spécialiste doit absolument donner la couleur de la fête d'anniversaire. Vos invités doivent savoir exactement à quoi s'attendre en ouvrant le faire-part d'invitation. Oui, vos convives doivent pouvoir se projeter, il convient alors d'adapter le faire-part à la thématique de votre fête d'anniversaire.

Comment intégrer le thème de la fête dans les faire-parts ?

De la même manière que l'on va utiliser des couleurs sobres, une écriture raffinée pour une fête d'anniversaire “chic”, il est de bon ton d'apporter du peps, des couleurs et un peu de folie à un faire-part d'une soirée anniversaire années 80.

Aux textes, vous pouvez ajouter une photo, un dessin, une illustration afin de renforcer la thématique de la fête. S'il convient de venir “sapés comme jamais” ou déguisés, n'oubliez pas de le préciser sur le faire-part.

Avez-vous des exemples de faire-parts créatifs qui respectent le thème ?

Il n'est pas donné à tout le monde de créer de toute pièce un faire-part d'anniversaire à thème. Si les plus à l'aise avec l'art du montage photo ou de la mise en page seront ravis de réaliser le faire-part, pour d'autres cela est bien moins évident.

Dans le second cas, il est conseillé de s'inspirer. Vous pouvez consulter un catalogue de faire-part, vous rendre sur un site spécialisé pour savoir ce qui se fait actuellement. Vous trouverez assez facilement des exemples de faire-parts adaptés au thème de votre fête d'anniversaire. La meilleure solution, si vous en avez prévu le budget, c'est de choisir un modèle de faire-part créatif qui correspond à votre thème et d'en confier la réalisation et ou l'impression à un spécialiste en ville comme en ligne.

En se posant les bonnes questions et en prenant le temps de tout planifier en temps et en heure, vous saurez éviter toutes les erreurs pour que votre fête d'anniversaire soit une pure réussite. Oui, vous saurez organiser une fête dont vos proches se souviendront très longtemps, ce pour votre plus grand bonheur.